(entre vecinos)

En la junta urgente de condóminos a la que se convocó el pasado 13 de Febrero, se comentó acerca del conjunto de habilidades y conocimientos que debería tener un Administrador de Condominios en la actualidad, en función de las actividades que debía desempeñar para garantizar la exitosa operación de una  comunidad basada en la copropiedad.

Se expuso que hasta el momento, en  Querétaro no habíamos encontrado a nadie, ya fuera una empresa o profesional independiente, que cubriera los requerimientos para llevar acabo esta responsabiliidad conforme a lo que realmente necesitamos.

Esto no quiere decir que no exista o que pidamos demasiado, más bien significa que las personas que se dedican a esta actividad profesional, se han ido quedando atrás en su formación con respecto a lo que se demanda en la administración de condominios en la actualidad y que muchas Asociaciones de Condóminos, contratan Administradores sin saber realmente las implicaciones de esta labor, ajustándose simplemente a lo hay disponible en el mercado sin tener claro lo que realmente necesitan.

Esto nos ha pasado a nosotros en el Condominio Sauces, la poca o nula experiencia que teníamos en esta materia, cuando nos vimos en la necesidad de contratar a quien desempeñara esta labor en nuestra comunidad, nos ha llevado a elegir considerando sólo el precio o un listado de actividades que "suenan bien" evaluadas desde la perspectiva de la ignorancia en el tema.

Lo que necesitamos

El desglose de actividades que les presentamos, surge de analizar lo que se hace, lo que se debería hacer y lo que necesitamos de un Administrador para que funcione la operación de un condominio como el nuestro.

Cabe señalar que en la definición de las mismas participaron los miembros de la mesa directiva, junto con la aportación de vecinos en este condominio, con amplia experiencia definiendo perfiles profesionales para Reclutamiento y Selección en empresas de gran prestigio internacional, por lo tanto, es importante que no sea visto como un ejercicio ocioso o improvisado.

Alternativa inmediata

Con base en este listado, se planteó la posibilidad de la autogestión complementada con la contratación de servicios complementarios. Es decir, hacer nosotros mismos, todo lo que podamos, distribuyendo la carga de trabajo entre los condóminos (pago de agua, luz, seguimiento a mantenimiento, atención a proveedores,  etc.) y contratar servicios como el de cobranza, un despacho de gestoría para trámites específicos y otro de abogados para la solución de conflictos (sólo cuando se presenten), etc.

De esta manera, dejamos de pensar en una sola persona que cubra todo el perfil y distribuimos la carga entre varios proveedores, vecinos trabajando en comités y mesa directiva. Con esto recuperaríamos el control total de las finanzas, mantenimiento y seguimiento de acciones emprendidas con la CEA, PROFECO, etc.



ACTIVIDADES NECESARIAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CONDOMINIO

	ACTIVIDADES OPERATIVAS DIARIAS:
1	AGENDA SEMANAL DE ACTIVIDADES ESPECIFICAS (BLOG)
3	CONTROL DE EVENTOS DE AREAS COMUNES
4	MONITOREO Y GESTION DE REPARACION DE FUGAS DE AGUA
5	COORDINACIÓN Y PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO DE AREAS COMUNES (LIMPIEZA, PINTURA, ETC.)
6	GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE JARDINES
7	COBRANZA DE CARTERA VENCIDA
8	INTERLOCUTOR EN EL CONDOMINIO CUANDO EXISTEN PROBLEMAS ENTRE VECINOS
9	INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL DE EVENTUALIDADES VIA TWITTER
10	ATENCIÓN A CLIENTES (CONDÓMINOS) VIA TELÉFONO Y OTROS MEDIOS
11	DISMINUIR TASA DE MOROSIDAD HASTA LLEGAR A CERO
	GESTION MENSUAL:
1	INFORME MENSUAL DE DEUDORES
2	INFORME MENSUAL DE GASTOS (ESPECIFICO)
3	LECTURA DE MEDIDORES DE AGUA
4	PAGO PROVEEDORES
5	RESPALDO DE VIDEOS DE VIGILANCIA
6	DIVIDIR Y ENTREGAR RECIBOS DE AGUA
7	ENTREGAR LA CARPETA QUE CONTENGA TODOS LOS PAGOS REALIZADOS EN EL MES EN CURSO
8	PUBLICAR EN EL BLOG EL INFORME DE GASTOS
9	PUBLICAR INFORME DE RESULTADOS EN EL BLOG
	ACTIVIDADES OPERATIVAS ESPORÁDICAS:
1	AGENDA SEMANAL DE ACTIVIDADES EN BLOG
2	COMPRA DE SUMINISTROS
3	ELABORACION Y DISTRIBUCION DE CALCOMANIAS DE ACCESO
4	CONTROL DE EVENTOS DE AREAS COMUNES
5	"CONTROL ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL CONDOMINIO"
	GESTION DE PROVEEDORES
1	LICITACION DE POR LO MENOS 3 PROVEEDORES POR CADA SERVICIO Y PRESENTARLO A LA MESA DIRECTIVA
2	PRESENTAR CURRICULUM Y REFERENCIAS DE LOS PROVEEDORES
3	CONTRATACION PROVEDORES MEDIANTE CONTRATO A FIRMAR POR LA MESA DIRECTIVA
4	COORDINAR Y SUPERVISAR SERVICIO DE VIGILANCIA
5	PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO Y SUPERVISAR AL CONSERJE/RESPONSABLE DE MMTO.
	GESTIONES LEGALES
1	PRESENTAR DECLARACIONES ANUALES ANTE HACIENDA Y MOSTRAR RESULTADOS A LA MESA DIRECTIVA
2	REPRESENTAR AL CONDOMINIO EN TEMAS LEGALES (ADMINISTRATIVOS, PENALES)
3	REPRESENTAR AL CONDOMINIO EN SU RELACION CON OTROS CONDOMINIOS
4	COBRANZA JURIDICA DE CONDÓMINOS MOROSOS
5	REPRESENTAR AL CONDOMINIO FRENTE A OTRAS ENTIDADES (CEA, LUZ Y FUERZA, INMOBILIARIA, ETC.)
6	RESPALDO DE VIDEOS DE VIGILANCIA
7	RESPONSABLE DE APLICAR REGLAMENTO INTERNO
8	TRAMITES EXTERNOS CON DEPENDENCIAS PRIVADAS O GUBERNAMENTALES
9	CONOCIMIENTO DE TEMAS LABORALES Y LEY FEDERAL DEL TRABAJO
10	RELACION CON EL IMSS, INFONAVIT, ENTREGAR DE ALTA E INDICE DE SINIESTRALIDAD AL IMSS PARA REVISAR LA CUOTA QUE ESTAN DESCONTANDO AL PERSONAL DE ACUERDO A SU CATEGORIA / PUESTO
11	"ESTABLECER UN PLAN DE MANTENIMIENTO A LAS CONDICIONES DE SEGURIDAD E HIGIENE PARA LOS TRABAJADORES QUE LABORAN EN EL  CONDOMINIO "
	RESGUARDO DE DOCUMENTACION
1	ACTAS ADMINISTRATIVAS DEL CONDOMINIO
2	DECLARACIONES ANUALES DE HACIENDA
3	ESTADOS DE CUENTA
4	RECIBOS DE PAGO
12	FACTURAS POR COMPRAS DE SUMINISTROS
5	RECIBOS POR PAGO DE SERVICIOS (BASURA, VIGILANCIA, ETC.)
6	CONTROL Y DESTRUCCIÓN DE BITÁCORAS DE VIGILANCIA (ARCHIVARLAS DURANTE 3 MESES)
239	TOTAL DE ACTIVIDADES REQUERIDAS